Pengelolaan Pengorganisasian Data dan Informasi

     Pengelolaan data saat ini atau dengan cara modern dapat membantu menangani banyak masalah, mengelola data dalam suatu organisasi modern terdapat hierarki data yaitu urutan tatanan file. Urutan tatanan file tersebut ialah Basis data yang didalamnya mengandung file, file mengandung record, record mengandung field, dan field yang mengandung karakter. Hierarki/urutan dari yang terkecil yaitu Karakter (1 karakter = 1 byte = 8 bits), karakter-karakter ini membentuk suatu Field, field-field membentuk suatu Record, dan record-record inilah yang membentuk suatu File, sedangkan kumpulan dari file dapat membentuk suatu Database. Jika tersedia suatu table, field lebih mengarah pada judul kolom / secara vertical pada table, sedangkan Record biasanya dihitung berdasarkan jumlah baris / secara horizontal.

     Karakter merupakan bagian dari fields. Contoh karakter adalah seperti huruf “C” misalnya mempunyai bilangan biner 01000011. Nah, banyaknya karakter dari huruf “C” ini adalah 8 karakter . Jadi dapat dikatakan bahwa banyaknya sebuah karakter dapat dihitung dari banyaknya byte dari data tersebut.

     Fields adalah sebuah kombinasi dari satu atau lebih karakter. Ada 3 macam istilah dalam field yang merupakan kombinasi dari karakter, yaitu File Size, Field Name, dan Data Type. File Size merupakan jumlah maksimal dari karakter yang bisa ditampung sebuah field. File Name bersifat unik, sebagai identifikasi dari setiap field. Data type merupakan jenis spesifik dari data yg ditampung. Tipe-tipe data yaitu dapat berupa :

     - Text : berupa pesan, kalimat atau special karakter

     - Numeric : berupa angka

     - Auto Number : berupa nomor unik yang otomatis bertambah jika terdapat record

       baru

     - Currency : mata uang atau nilai desimal

     - Date : berupa tanggal (bulan, tanggal, tahun, dan terkadang dapat berupa waktu)

     - Memo : berdasarkan panjang text yang dimasukkan

     - Yes/No : hanya berisi yes atau no

     - Hyperlink : web address yang menge-link ke document atau page website

     - Object  : dapat berupa audio, video, atau dokumen yang dibuat di applikasi lain

     Record adalah pengelompokan logis dari field yang terkait. Bisa dikatakan bahwa Record ialah kumpulan elemen-elemen data yang digabungkan menjadi satu kesatuan. Masing-masing elemen data disebut field. Masing-masing record menyimpan data hanya sekitar satu entitas, yang bisa berupa orang, tempat, benda, peristiwa, gejala, dll. Contoh dari Record misalnya yaitu Nama Barang dan Stok.

     Istilah dalam Manajemen Data :

     - Entity merupakan orang, tempat, benda, atau kejadian yang berupa informasi

       dari suatu hal yang dikelola. Records dapat menjabarkan suatu entity. Contonya

       adalah Mahasiswa, dosen, kelas, dll.

     - Attribute ialah Karakteristik atau kualitas yang mendiskripsikan entitas tertentu.

       Fields tersebut menjelaskan suatu attributes .

     - Primary Key adalah Field yang secara unik mengidentifikasikan record.

       Contohnya adalah NPM, karena NPM berbeda untuk setiap objek (unik).

     - Secondary Key adalah field yang tidak unik tetapi dapat digunakan untuk

       membentuk grup dari records.

     Untuk system proses file adalah dua jenis yaitu proses file secara tradisional dan proses pendekatan modern (database). Proses file tradisional adalah cara untuk memproses data dari suatu organisasi yang memiliki beberapa aplikasi dan memiliki file data yang terelasi atau yang dapat dijelaskan bahwa records dari satu file dapat tidak terkait dengan records dari file lainnya. Sistem tradisional ini mempunyai kelemahan dalam pegelolaan data, yaitu :

     - Data redundancy : Data yang sama ditemukan di beberapa tempat

     - Data inconsistency : Salinan berbagai data tidak lagi sama

     - Data integrity : Data harus akurat dan benar

     - Security : Sulit membatasi akses ke berbagai data pada berbagai aplikasi

     - Data isolation : Data pada file data dari beberapa aplikasi sulit diakses dan

       integrasikan

     - Application data : Aplikasi dikembangkan berdasarkan bagaimana data  disimpan

     Sistem proses pendekatan secara modern (database) merupakan banyak program/data dan dapat mensharingkan dalam 1 basis data. Kegunaan dari basis data ini lebih menguntungkan dibandingkan secara tradisional karena data lebih aman dan hanya user yang di autorisasi saja yang dapat mengaksesnya. Kemudian penggunaan pendekatan database ini tidak ditemukannnya data yang memiliki 2 record, karena setiap record pada setiap file terhubung.

     Pengalokasian di database terdapat dua pilihan yaitu secara sentralisasi, yaitu semua file berada pada satu lokasi fisik yg sama, kemudian menyediakan database administrators  dengan kemampuan mengelola keseluruhan database pada satu lokasi. Tetapi terdapat kelemahan yang fatal dari pengguaan sentralisasi, yaitu rentan terhadap single point of failure (kehilangan data, secara total akan hilang) dan
kecepatan yang bermasalah.

Pengalokasian yang kedua, yaitu terdistribusi. Pengalokasian ini menyediakan salinan lengkap dari basis data atau sebagian dari basis data dan berada pada lebih dari satu lokasi. Pengalokasian seperti ini lebih meguntungkan karena ada salinan dari database dari satu server dan lainnya.